编者按:年终总结或年终报告似乎是职场人士每年一次的必修课,对于许多人来说,这只是一个任务,一个得过且过的形式。但其实,每年的最后一个月总是绕不开对过往的总结和对新一年的展望和计划,与其应付,不如借此机会深刻反省过去这一年,并做出切实可行的新年计划。Jason Shen 在本文中分享了自己进行年终总结与制定新年计划的具体步骤和方法,供您参考。 对于踌躇满志的人来说,十二月可能是充满挑战的一个月。各种年末聚会可能会让我们的工作节奏不自觉的慢下来,季度末的业务总结和新季度的规划似乎吞噬了我们正常开展工作的时间。放眼望去,似乎没人启动新项目,没有开设新职位,也没人签署新合同。 所以,此时不如将这年末的最后一个月看作是一个内省、整理自我的机会。在这里,我想同你们分享一下我个人总结的一些技巧,能够让你更好地同过去的一年告别,并做好准备迎接新一年的到来。 首先需要说明一点,对于新年计划,大家的印象似乎不是很好。大约 40%-50% 的美国人表示他们会制定新年计划,但很少有人能够去实践这一计划。如果缺乏策略,那所谓的新年计划只是反映了制定者的希望和梦想,而不是一种可以实现的成果。 据斯克兰顿大学心理学教授 John Norcross 及其同事开展的一项研究表明,只有不到一半的计划制定者能够成功改变自己的行为。以下就是这些成功执行计划者相比常人做的不一样的地方: 更用力的尝试,切实努力坚持新行为 思考问题的严重性,以及这一问题将如何影响他们的生活 不断提醒自己这些新计划 避开那些可能导致他们放弃计划的情景 显然你会发现,自我认知(自觉性)对于目标制定者的成功起到了很大的作用。自我反思对于成功实现自我成就的作用可以说众所周知,哈佛教育家 Howard Gardner 对此的表述最为精辟: “成就不凡的个体之所以脱颖而出,在于他们会对生活中无论大大小小的事件进行反思,……抓住机会来利用这些体验,借鉴这些体验,我们也就获得了这些体验的代理权。这样我们在处理未来的体验时,就能处于一种更有利的地位。” 为了充分利用新年之际进行自我反思,集聚心内心力量,我尝试过各种策略。通过亲身实践发现,接下来我要分享的这些方法是最简单、最直接同时也是最有力的方法。 你需要的: 不被打扰的三个小时——你需要时间深入反思、整理自己的想法,并制定合适的目标。 一张版面较大的纸或是便签本——像这样的反思过程最好不要有电脑或手机的干扰(但你可能需要这些设备来查找一些信息)。开始可以先用便签纸,然后如果愿意最后可以在大版面的纸张上完成。 Sharpie 记号笔或其它书写工具——你可能需要不同颜色的笔,荧光笔等等,来分门别类组织材料。 一个相对开阔的书桌或墙壁——在一个开阔的空间来整理年终想法/感受效果会更好,清理出一张桌子,或者如果你手头有,也可以使用白板。 日志、日历或者其他个人资料文件——因为是要回望过去一年的时光,那这些资料可以提醒你在这一年发生了什么事情,让你记忆犹新。 你感觉亲近的几个人——你可以自己进行这次反思和总结,也可以与你真正信任的一两个人一起分享,那样效果会更为显著。 第一步:反思 回想过去这一年其实也是一个告别的环节。你可以先浏览你的照片、日志分录、电子邮件和日历等内容来回想一下自己在过去一年所做的工作,以及过去一年的经历和体验。你也可以查看与身边人来往的短信或电子邮件。你可以给自己一个小时的时间来回看这些信息。 一旦你感觉到自己开始沉浸在回想过去这一年所发生的事情时,就设置一个定时器,每次三分钟,让自己写下尽可能多的事件。 1、去年一年有什么亮点?有什么让你感到骄傲、快乐或者动情的事件? 2、有什么不尽如人意的事情?哪些让你感觉很艰难?又有哪些让你感到伤心或者生气? 3、去年一年让你学到了什么?你现在对自己、对他人以及对这整个世界有什么新的认知和了解? 在这过程中,你可能会发现自己所需的时间会超过定时器设置的三分钟,尤其是在第三个问题上。没关系,时间设置只是让你不要一味沉溺在一个问题上,踟蹰不前而已。 梳理完上述这三个方面的问题之后,你可能会产生一系列的想法,涌现出很多的回忆,学到很多的东西。现在,你可以与自己的同伴或者是密友一起来探讨一下这些想法。 需要考虑的一些问题: 其中有什么惊喜吗?有什么格外让你注意到的事件?这些事件对你有怎样的改变?五年之后对你仍然会记得很清楚的会是什么? 如果你是一个人在进行这次反思和总结,那你可以在自己脑海中想一下这几个问题,然后将自己的想法记录下来。 完成这一回想和讨论的步骤之后,你可以多做一步,对你刚才写下的内容进行归纳和提取,整理到你的日志或者电脑文档中。在这里可以提取以下这四个方面的内容: 亮点——值得珍惜和庆祝的事情,让你感觉能拥有这样的回忆是很幸运的事情。 低谷事件——因为这些事情已经成为过去,你会感到松一口气或者至少为自己没有被这些事情击垮而欣慰。与这些事情告别,如果你愿意,甚至可以销毁与之相关的资料。 教训——你自己的亲身体验教给你的东西,这些东西不会随着时间的推移自动转变为智慧,你需要去将他们提取出来。 用几个字总结过去这一年——例如“探索之年”或者“挣扎前行的一年”,用这一年最具代表性的事件,你最直观的感受来总结这一年。 第二步:审视当下 完成对过去一年的回顾之后,现在就到了审视当下的时刻了。许多书籍专门探讨过审视当下(life audit)这一话题,许多从业人员也倡导这一概念,我自己是在二十岁出头的时候首次接触这一概念。审视当下的目的在于全面审视生活中的各个方面,看看有哪些进展的不错,有哪些需要格外留意。每个人都有自己不同的需要去审视的方面,在这里列出我的审视内容供借鉴。 在进行当下审视的环节,你可以对自己需要审视的内容按照从 1 到 5 的等级进行评分(1 表示完全不满意,5 表示非常满意)。 1、健康+健身 2、朋友+社区 3、爱+关系 4、家庭 5、创造力+冒险 6、事业 7、金钱&财务 8、幸福感 完成对每一部分的评分之后,接下来你需要花一点时间来想想自己为什么会给出这样的评分。如果对于健康+健身。你给出了 2 分的评级,那是什么因素导致你给出的评分那么低?你想怎样来解决这一问题?如果某项你给出的评分是 4 或者 5,那又是什么原因让你给出这样的评分呢?怎样才能继续保持这一评分呢? 你可以制作一个雷达图(或者以我的情况为例,可以做 8 个迷你条形图)来直观体现各个方面的评分结果。完成对当下的审视之后,接下来就可以进入下一步。 第三步:展望新一年 这一步主要是对接下来新一年的展望和思考,你有什么更大的愿望?你需要采取哪些行动或步骤才能实现这些愿望? 将计时器设置为三分钟,并就以下各个问题给出自己的答案(每个问题的时间是 3 分钟)。 详细愿望清单。你在接下来的一年想要取得什么样的成就?完成什么工作?做出怎样的贡献?成为怎样的自己?一鼓作气,写下自己所有的期望,接下来我们会进一步梳理。 精简愿望清单。仔细查看你刚才写下的一长串愿望/目标清单,想一下完成其中的哪 3-5 个愿望能够让你感觉接下来这一年过得很成功?哪些对你来说是真正重要的?不要让自己有太多的压力,关注那些“必须去完成”的目标,而不是“完成会感觉不错”的目标。 对愿望清单进行精简之后,你会生成一个关于愿望/目标(接下来,我们统称为“目标”)的精简清单。接下里你可以思考这几个问题或者与同伴一起探讨这几个问题来完善这一清单。 你能定义成功吗?要知道大多数计划的问题在于模糊不清,所以你需要审视一下你制定的目标是否足够清晰,到年底的时候你是否可以明确地说“是,我做到了”,或者是“不,我没有做到。”如果目标不够清晰,那你可以考虑添加一些更加具体的元素,例如截止日期、具体衡量的数字指标或者是某个明确的行动等。 你的动力是什么?对于精简清单上的每一个目标,你能说出一个或两个能够驱动你实现这一目标的潜在需求或动机吗?例如,如果你的目标是在明年创立一家企业,那你需要的可能是一种冒险的感觉,或者是为了证明自己。找到这背后的“为什么”可以让你走上正轨,并且在目标需要调整或者重新设置的时候你也能及时有所察觉。 这些目标是否足够有成就感?设想一下,如果到了年底,你只完成了 60%-80% 的目标,你会感觉如何?会感觉满意吗?如果你感觉有点失望,那你可能需要提高这些目标的水平。反义,可以适当降低一下,让目标更切实际。 以上这些问题有助于你调整你的清单目标,完成之后,你这新一年就有了一个努力的主题和方向。你可以将这一清单长久保存下去,放在自己的日志或者电子设备之中。 第四步:规划路径 现在你已经画出了空中楼阁,现在是时候为这座楼阁搭建根基了。这最后的一步就在于让你规划一条现实的路径去实现你之前制定的这些目标。同样,现在你需要将定时器设置到 3 分钟,来思考以下每一个问题: 1、里程碑:对于每一个目标来说,每个季度应该实现怎样的里程碑才能让你知道自己走在正轨上? 2、新行动:为了实现这些目标,接下来这一年你需要形成什么样的新习惯、行为或者态度? 3、关系维护:要想实现这些目标,你需要同谁建立联系或者是加深联系?在实现目标的过程中,谁能够启发到你?为你提供指导或者是支持? 4、需要放弃什么:为了实现这一目标,在新的一年,你需要放弃以往哪些习惯,改变哪种行为或者是态度? 以上每一个问题都在于让你思考,不仅仅要思考自己该实现些什么样的目标,同时也要思考应该采取什么样的行动来实现这些目标。首先设定目标,然后找到实现目标所需的行动和变化,这样就创建出了一条走向目标的路径。 在日历上设置提醒信息,到第三个月、第六个月以及第九个月的时候可以定期检查进度,或者是重新设定里程碑。 有一句话说得好,我们往往高估了一年所能做的事情,但低估了十年可以取得的成就。有些人认为设定目标或者新年计划这样的事情毫无意义,这也可以理解,毕竟要做出改变是很困难的一件事情,并且进展可能也很缓慢。但除此之外还有什么更好的选择吗?什么也不做,然后只是白日梦般的幻想生活自己会发生改变,我们也会好运连连? 诚然,有许多事之所以能做成其中会有运气的成分存在,但更重要的在于运气来临时,我们是否做好了十足的把握和准备抓住稍纵即逝的机遇。像本文介绍的新年计划这样的练习可以帮助你充分利用好这些机遇和好运,规避不幸。正如极具传奇色彩的管理学家 Jim Collins 在他《Great by Choice》一文文末所说的那样: 我们不会被自己的境遇所禁锢,我们不会被我们的运气或生命中固有的不公所禁锢。我们不会被过往的挫折、错误或成功所禁锢,也不会因为我们生活的时代、我们一生中所拥有的短暂的时光而备受束缚。说到底,我们所能控制的东西很少,但即便如此,我们也可以自由选择,正是这些选择可以让我们自己变得强大。 原文链接:https://betterhumans.coach.me/how-to-run-your-own-annual-review-c5573637767c 编译组出品。 编辑:郝鹏程、王雅琪